Кадровое делопроизводство
Кадровое делопроизводство - человек или технология?
"Если технология меняется почти каждый день, нет смысла нанимать человека потому, что он обладает специфическим набором профессиональных навыков - все равно эти навыки скоро устареют. Вам нужно стараться принимать на работу людей, которые обладают широкими универсальными способностями к решению проблем, каким бы трудным это ни оказалось."
Уильям Паундстоун, американский
журналист, комментатор, писатель.
«Как сдвинуть гору Фудзи. Подходы ведущих мировых компаний к поиску талантов.»
Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров и обеспечению мер по охране труда.
Ведение кадрового делопроизводства для предприятий авиатранспортной отрасли - всегда сложно формализованный и рутинный процесс, который регламентируется не только трудовым законодательством, но также и авиационным. Система кадрового документооборота и система делопроизводства на авиационных предприятиях напрямую влияет на безопасность полетов.
Эффективная система кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только правильно документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий.
В частности, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений.
Состояние кадрового делопроизводства компании – это отражение эффективности системы управления персоналом и всей компанией, а также ее корпоративных принципов.
При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может выступать в качестве письменного доказательства, и ее отсутствие может привести к неблагоприятному для работодателя исходу дела.
Наши консультанты решают следующие задачи в области кадрового делопроизводства:
1. Постановка системы кадрового делопроизводства, разработка и формирование
кадровой документации
2. Аудит действующего делопроизводства и экспертиза локальных нормативных актов
с выработкой рекомендаций
3. Постановка системы кадрового делопроизводства, разработка и формирование кадровой
документации.
Наши консультанты помогут Вам:
· Выбрать оптимальную систему кадрового делопроизводства
· Разработать Положение о кадровом делопроизводстве и документообороте
· Разработать внутренние нормативные кадровые документы в соответствии с действующим
трудовым и авиационным законодательствами, а также в соответствии со стандартами ISO
· Создать службу управления документооборотом компании (разработать положение службы,
должностные инструкции сотрудников службы, инструкцию по делопроизводству, альбом
типовых унифицированных форм документов и т.д.)
Аудит кадрового делопроизводства и экспертиза локальных нормативных актов
Основная цель аудита – оценка состояния кадрового делопроизводства и экспертиза локальных нормативных актов Компании, содержащих нормы трудового права и регламентирующих работу с персоналом, выявление нарушений в оформлении, хранении и систематизации кадровой документации и подготовка рекомендаций по дальнейшей работе кадровой службы Компании.
Что Компания получает в результате проведения аудита?
• Проверку наличия всех документов, требуемых по трудовому законодательству.
• Проверку соответствия оформления документов требованиям и защиты интересов работодателя.
• Проверку внутренних локальных нормативных актов, предоставленных для аудита.
• Проверку кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства.
• Проверку соответствия документов требованиям архивного законодательства.
• Ссылки на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании есть нарушения.
• Оценка рисков по каждому нарушению на возможность трудового конфликта или последствий инспекторской проверки.
• Рекомендации по исправлению (даются на каждое указанное нарушение).
• Расстановка приоритетов по дальнейшим работам.
• Перечень всех документов со ссылками на статьи нормативных актов, требуемых для ведения в компании.
• Краткая оценка ситуации в компании по ведению кадровых документов на определенный момент времени.
Виды аудита
В зависимости от объема задач, преследуемых при проведении аудита, существует 2 вида услуг по аудиту кадрового делопроизводства: “Стандартный аудит” и “Расширенный аудит”.
Стандартный аудит предполагает проведение аудита кадрового делопроизводства и экспертизу локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права с предоставлением экспертного заключения с рекомендациями по исправлению типичных ошибок и устранению наиболее серьезных нарушений в кадровых документах.
Стандартный аудит включает следующие работы:
1. сверка наличия обязательных в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ документов;
2. формирование Таблицы сверки обязательных документов с указанием отсутствующих документов, документов, требующих внесения изменений и дополнений и документов, не нуждающихся в корректировке;
3. проведение аудита кадровой документации на предмет соответствия требованиям трудового законодательства Российской Федерации:
- оценка правильности оформления кадровой документации, наличие которых обязательно в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации;
- оценка соблюдения правил хранения и систематизации кадровых документов Компании;
- оценка правильности оформления всех остальных кадровых документов и экспертиза локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.
Расширенный аудит предполагает проведение аудита кадрового делопроизводства и экспертизу локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права с предоставлением экспертного заключения с рекомендациями по исправлению типичных ошибок и устранению наиболее серьезных нарушений в кадровых документах. Позволяет руководству сформировать представление о состоянии кадрового делопроизводства в соответствии со стандартами качества, а так же корпоративными нормами Компании, и устранить тенденцию к повторению возникновения несоответствий.
Расширенный аудит включает в себя те же работы, что и «Стандартный аудит», а также:
1. анализ причин выявленных несоответствий и выработку рекомендаций по устранению данных причин;
2. формирование перечня неблагоприятных последствий, которые могут возникнуть в случае неустранения выявленных нарушений;
3. подготовка шаблонов типовых документов, относящихся к кадровому делопроизводству, и инструкции по ведению кадрового делопроизводства, адаптированной под специфику Компании.
Этапы работы
1. Согласование целей и задач аудита с руководством Компании
2. Согласование условий Договора и его подписание
3. Согласование календарного плана работ по проведению аудита и выделение ответственных лиц Заказчика за взаимодействие с Исполнителем
4. Проведение аудита и выработка рекомендаций
5. Прием результата работ, проведение презентации Заказчику отчета о проведенном аудите и согласование результатов выполненных работ.
Результаты проведенного аудита оформляются в Отчет о проведенном аудите с рекомендациями.
Отчет представляет собой экспертное заключение, включающее в себя:
1. перечень выявленных нарушений в комплектности, оформлении, хранении и систематизации кадровых документов с указанием всех обнаруженных ошибок и нарушений по каждому работнику;
2. рекомендаций по исправлению всех обнаруженных ошибок, устранению нарушений в кадровом делопроизводстве и его восстановлению и дальнейшей организации работы кадровой службы;
3. оценку соответствия всех локальных нормативных актов требованиям трудового законодательства Российской Федерации и кадровой политики Компании и рекомендации по внесению изменений;
4. перечень неблагоприятных последствий, которые могут возникнуть в случае неустранения выявленных нарушений (размер штрафа по каждому нарушению, приблизительная сумма иска в случае обращения работника в суд).
При расширенном аудите:
1. инструкция по кадрового делопроизводству
2. шаблоны недостающих нормативных документов
3. анализ причин выявленных несоответствий, выработку рекомендаций по устранению данных причин